L’envers du décor d’un train de numérisation

Il y a quelques jours, nous vous avons présenté le programme de numérisation que le fonds patrimonial jeunesse de Saint Lazare mène en partenariat avec la Bibliothèque nationale de France (BnF). Vous vous souvenez des aventures de Gaston le super carton ? Aujourd’hui, nous vous proposons le parcours en image d’un livre sélectionné pour être numérisé. Avant d’être numérisé dans Gallica, le livre parcourt un long chemin depuis son étagère jusqu’aux chaînes de numérisation et de traitement de la BnF, à Bussy Saint Georges.

Première étape : c’est l’heure des listes ! Le choix des livres

Ce premier pas est le plus long. Il s’agit de sélectionner, principalement à partir de notre catalogue informatisé, un corpus d’œuvres qui soit cohérent intellectuellement. Pour constituer un ensemble, nous pouvons partir d’un thème (par exemple la guerre de 14-18), d’une catégorie de documents (les livres en tissu, les abécédaires), de périodes chronologiques (par exemple les livres du fonds édités avant 1914)…

Le plus dur vient juste après : parmi tous les titres passionnants repérés dans nos collections, il faut vérifier pour chacun :
a)    qu’il est bien édité en France
b)    qu’il est libre de droits : tous les auteurs doivent être morts depuis 70 ans, de l’auteur à l’illustrateur, en passant par le traducteur. Cette étape est longue parce qu’en littérature jeunesse, il y a au moins un auteur et un illustrateur par titre, et souvent bien plus. En outre, beaucoup sont peu connus, ont travaillé sous pseudonyme, ou signent avec leurs seules initiales et sont difficiles à identifier et dater
c) qu’il n’est pas déjà numérisé dans Gallica ou en cours de numérisation
La sélection est vérifiée et validée à plusieurs reprises par les équipes de la BnF.

Deuxième étape : la préparation matérielle des documents

Commence ici une première série de manipulation des ouvrages. Tous les titres sélectionnés sur des critères de contenu font l’objet de vérifications matérielles. Il faut d’abord les retrouver en rayon, est c’est parfois un vrai jeu de piste à la Sherlock Holmes !
Puis, il faut pour chacun enlever tout ce qui se trouve dans le livre (les signets avec les code-barres, les feuilles volantes diverses, les serpentes, c’est-à-dire ces feuilles en papier translucide placées pour protéger les gravures….).
Vient ensuite le comptage des pages : à la pagination de l’éditeur, on rajoute toutes les pages blanches, les planches hors pagination, pages de garde et couverture. Le but est d’avoir une idée précise du nombre de prises de vue que cela nécessitera lors de la numérisation, pour respecter la volumétrie fixée par la BnF.
Enfin il faut vérifier que l’état physique du document permet un passage sur les appareils : il faut qu’il s’ouvre bien, qu’il ne soit ni trop petit ni trop grand, et que le papier et la reliure soient suffisamment en bon état.

Un signet en papier neutre avec un code-barre BnF est alors inséré dans chaque document. Il servira d’identifiant au document pendant toute la durée de traitement sur les chaînes de numérisation à la BnF. Lorsque tout est rassemblé, on divise les livres, classés dans l’ordre des listes, par ensemble de 10 kg environ.

Troisième étape : les constats d’état

Nous devons également, avant envoi des documents, réaliser une fiche de « constat d’état » pour chaque livre. Elle a pour but d’éviter tout litige entre la médiathèque et la BnF sur l’état des livres avant de passer sur les appareils de numérisation. A l’arrivée des caisses à Bussy Saint-Georges, un constat complémentaire sera réalisé par les équipes des ateliers de numérisation de la BnF.

Cette étape est très largement facilitée et simplifiée grâce à l’interface de saisie en ligne sur un espace dédié mis en place par la BnF. Une première partie s’attache à donner les informations minimum pour identifier le document. Cette étape se fait à partir des listes réalisées précédemment : on saisit le code-barres BnF de l’ouvrage, le numéro de lot et de caisse, puis le titre, les auteurs, la date et la pagination.
Ensuite, les principaux aspects physiques du livre tels que la reliure, le corps d’ouvrage, l’état du papier, de la couverture etc. sont décrits et il n’y a plus qu’à cocher les cases correspondant aux dégradations constatées.

Chaque fiche génèrera ensuite, après validation, un fichier PDF qui va suivre l’ouvrage tout au long de son passage sur les chaînes de numérisation.

Quatrième étape : la finalisation du train

Lorsque toutes les fiches état des livres d’une caisse sont remplies, relues, validées, imprimées et insérées dans les documents, il ne reste plus qu’à faire les caisses !

Chaque document est glissé dans une enveloppe matelassée et chaque ouvrage est calé à l’aide de papier bulle.

Chaque caisse porte une étiquette avec le numéro de lot, le tout est rassemblé, et prêt à charger pour partir vers les ateliers de numérisation de Bussy Saint Georges… Ce n’est plus notre quotidien, mais pour les curieux qui voudraient avoir un aperçu des appareils de numérisation et des méthodes employées, nous vous proposons une petite vidéo sur le marché de numérisation de masse de la BnF, qui est à peu de chose près le même circuit que le nôtre.

Après quelques mois de numérisation proprement dite (réalisation des prises de vue page par page), puis de traitement des fichiers (chaque ouvrage numérisé bénéficie d’un traitement OCR, qui permet une recherche en texte intégral), le résultat est consultable par tous sur Gallica depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette connectée à Internet.

Article rédigé par Hélène, responsable du pôle jeunesse de la médiathèque :

Hélène